El mundo de hoy es muy distinto al mundo que conocimos hace tan solo una década atrás.

Gracias a un conjunto de empresas que nacieron en los últimos años, hoy es posible compartir el asiento libre de nuestro auto en un viaje hacia el centro de la ciudad o una habitación en nuestro hogar con alguien que está de visita en la ciudad o juntarse con otras personas para brindarle un préstamo a alguien que lo necesita.

Si bien compartir este tipo de cosas (un auto, una habitación, dinero) no es algo nuevo, hoy es posible realizarlas a gran escala, entre completos desconocidos, gracias a la “digitalización de la confianza”.

Cada persona posee hoy una reputación digital y en base a esa reputación es que podrá participar en mayor o menor medida en esta nueva economía del compartir. 

La clave para que estos procesos se den en gran escala es poder replicar digitalmente la confianza, que previamente otorgábamos sólo a un pequeño grupo de amigos y referidos.

Gracias a las tecnologías digitales, hoy en día es posible confiar en un perfecto desconocido, gracias a que conocemos su reputación digital, una reputación formada gracias a que otros participantes de esta misma red han compartido sus experiencias con esta misma persona.

Y esta nueva economía del compartir no se limita sólo al mundo de las personas, sino que es algo que se extiende también al mundo de las empresas. ¿y en qué puede beneficiar la economía del compartir a una empresa?

El máximo beneficio lo obtiene al compartir su activo más valioso: la información.

Hace unos años las empresas operaban de forma jerárquica, se limitaban a una relación cliente-proveedor entre ellas: “Yo te pido este producto” y “Aquí va el producto solicitado”.

Una relación estrictamente contractual, en la cual no había otra preocupación más que cumplir con el pedido en las condiciones pactadas y punto.

No había indagación ni intención de entender que motivaba ese pedido. Un mundo en el que la confianza estaba reducida a su mínima expresión.

Sin embargo, este panorama está cambiando rápidamente: las empresas se dan cuenta que hoy en día, de la mano de la tecnología, es posible hacer un cambio radical en la manera de relacionarse.

En un mundo digital, ya no hay más jerarquías y todas las empresas están en un mismo nivel, horizontal, compartiendo y colaborando en el mismo mercado.

Hoy en día las empresas están integrando sus procesos de negocios, para lograr más eficiencia, más velocidad y asi, aumentar el bottom line.

Pongamos un ejemplo de una empresa que hace un pedido de determinada materia prima a otra.

Ese pedido no puede ser despachado si no hay un pago o una validación de crédito, para lo cual hay plataformas online en las cuales la empresa puede chequear esa información de manera rápida y eficiente.

Al salir el camión hacia el cliente, no siempre va completamente lleno. Ese espacio también puede ser “subalquilado” digitalmente, de una manera muy rápida, para que otra empresa que desea enviar mercadería a esa zona pueda aprovechar el viaje.

Al enviar la factura, esta puede hoy viajar de forma completamente digital, para que ingrese directamente a los sistemas ERP del cliente receptor, sin necesidad de que haber sido impresa en un papel y sin necesidad de que luego una persona ingrese manualmente esa factura en los sistemas para gestionar el pago.

Ese proveedor también tiene la posibilidad de pedir el adelanto del pago de esa factura, por medio de una plataforma online que se encargará de calcular la tasa de descuento y gestionar la transferencia en tiempo y forma del dinero.

Por último, la empresa cliente puede compartir de manera diaria o semanal un reporte de stock, en donde comparte con la empresa proveedora de esa materia prima cuanto ha utilizado y que stock le queda de ese producto, para que juntos puedan definir el nuevo pedido.

Este ejemplo, que puede parecer muy teórico, es ya una realidad. Cada día más empresas van subiéndose a esta economía del compartir, llevando a la práctica el trabajo colaborativo del que se empezó a hablar en Japón hace más de 50 años. ¿Y por dónde comenzar a transitar este camino?

El primer paso es comenzar a utilizar en la empresa una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, en donde la información que contienen los documentos, que soportan los procesos clave de negocio, viaje con precisión, velocidad, integridad y confidencialidad.

Estas plataformas son servicios que están disponibles directamente en la nube y permiten a una empresa integrarse con sus partners de negocios (proveedores, clientes, etc) en una misma red horizontal, en la cual todas las empresas pueden enviar o recibir documentos críticos para su negocio de una manera simple y rápida.

Y un aspecto importante: el único requisito para comenzar a utilizar estas plataformas es contar con un simple acceso web.

Por otro lado, pese a que esta tecnología ya está disponible hace un tiempo, muchas empresas de la Argentina y el resto de América latina continúan contratando “un ejército de data-entries” para ingresar manualmente en sus sistemas corporativos los documentos (facturas, ordenes de compra, remitos, etc) que les llegan desde otras empresas.

Esto genera demoras, errores, imprecisiones que se traducen finalmente en mayores costos. Esa información podría fácilmente viajar desde el sistema de la empresa que lo origina y por medio de una plataforma de intercambio electrónico de documentos, llegar directamente al sistema corporativo de la empresa que lo debe recibir, liberando así el tiempo de los analistas para tareas de mayor valor agregado para el negocio.

Para terminar: si bien no hay dudas acerca de los múltiples beneficios de utilizar una plataforma de intercambio electrónico de documentos, hay que reconocer que el camino hacia esta nueva forma de hacer negocios es largo.

Es importante conocer esto desde el principio, para no desanimarse. Muchas empresas dan los primeros pasos, tal vez de una manera desordenada, haciéndolo a pura fuerza de voluntad, por ejemplo “compartiendo excels por mail”.

Estas iniciativas deben ser valoradas en el marco de lo que son: un muy buen primer paso dentro de este camino que tiene varias etapas.

Es muy probable que en este primer paso –incompleto- no se alcancen los resultados esperados en términos de eficiencia, rentabilidad, mejora de gestión, etc.

La dirección debe continuar apoyando estas iniciativas, para seguir profundizando el camino hacia la eficiencia y la mejora de procesos, sin detenerse. Como dice la canción de Gustavo Cerati: “.. al final, hay recompensa”.

Patricio Pinto, gerente de Desarrollo de Nuevos Negocios de Planexware.