En las empresas existen tareas repetitivas como, por ejemplo, extraer datos, transferir archivos de una ubicación a otra, dar el alta a nuevos usuarios y generar reportes.

Hay programas y herramientas informáticas que se puede utilizar para automatizar algunas de estas tareas, con beneficios como ahorro de tiempo y evitar los problemas que genera la intervención humana.

Según cifras de IDC, uno de cada tres directores generales ejecutivos (CEO) de las empresas top a nivel mundial tiene como prioridad la transformación digital de sus organizaciones. 

El reto más grande al emprender un proyecto de transformación de este tipo está relacionado con la complejidad, variedad y volumen de los datos que se generan, tanto interna, como externamente. 

Las empresas deben gestionar flujos de información provenientes de redes sociales, reportes de venta, controles operativos y recursos humanos. 

La capacidad de integrar estos datos a los distintos procesos del negocio permite un mejor entendimiento de las necesidades de los clientes, acelera y optimiza procesos operativos, reduce riesgos y brechas de seguridad y, sobre todo, ofrece una mejor visión del negocio a los tomadores de decisiones. 

IProfesional consultó a voceros locales y regionales de gigantes tecnológicos especializados en temas de automatización: Microsoft, IBM, BMC, Xerox y Siemens, quienes explicaron la oferta de software que tienen en el país para transformar y automatizar con herramientas informáticas estos trabajos, y cuáles son los requisitos para una implementación de este tipo.

Beneficios y ventajasGabriel Gordon, director de Productividad de Microsoft para la Argentina y Uruguay, señaló como la “principal” ventaja a estos programas de automatización el hecho de que permiten a las empresas “transformar sus procesos de negocio de una manera que antes era complicada, y/o costosa, esto se da gracias al poder de la nube” informática. 

“Se trata de soluciones simples que permiten a los usuarios que no son desarrolladores realizar tareas que antes requerían habilidades de programación”, destacó.

Otra de las ventajas es que permiten “aprovechar mejor los datos existentes. Las soluciones organizan la información de una forma estandarizada, por ejemplo: clientes, ventas, oportunidades, recibos, empleados, tareas, contactos, etc. Esta estandarización facilita la creación de nuevas aplicaciones y flujos de trabajo que permiten generar mayor valor a partir de los datos. Los usuarios pueden construir de manera simple, aplicaciones y organizar flujos de trabajo”, afirmó Gordon.

Agustín Gómez, líder de ventas de Enterprise Content Management de IBM Latinoamérica, afirmó que “una infraestructura analítica te puede ayudar” para conseguir “una mejor visualización de tus clientes, integrando información de tus canales de servicio, así como de redes sociales, es vital para el desarrollo y ofrecimiento de productos financieros relevantes, así como para la optimización de los mecanismos de servicio al cliente”. 

Desde la perspectiva del “back office”, la automatización permite “mejor control de los procesos y mayor visibilidad de la operación, acelera la generación de reportes, hace más precisas las dinámicas de planeación de riesgo y reduce los costos relacionados con control de liquidez, por ejemplo. Y en cuanto a la automatización de procesos de regulación y cumplimiento, te aseguras de evitar multas y reduces gastos en auditorías”, resaltó Gómez. 

Para Sergio Vekselman, country director de BMC para las regiones sur y norte de América latina, los beneficios “más importantes” de la automatización son “la prevención de errores que ocasionan las fallas humanas, y el ahorro de tiempo y recursos en actividades repetitivas, pudiendo reasignarlos para otras tareas”.

Para Boris Fantini, Marketing Offering Manager para Xerox Latinoamérica, los beneficios “van más allá de mejorar la precisión y efectividad de trabajos manuales, con la debida reducción de tiempos y costos que ello conlleva”. 

Según este ejecutivo, en el ámbito empresarial permite “ganar eficiencias en áreas como cuentas a pagar, contratación de nuevos empleados, administración de contratos, alta de nuevos clientes, entre muchos otros procesos clave de negocio”. 

A su vez, permite automatizar “procesos basados en papel aportando a la conciencia ecológica y la sustentabilidad al incorporar alternativas digitales”. 

Fantini remarcó que la automatización “favorece e incentiva el trabajo en equipo. El hecho de contar con procesos integrados y digitales aporta a las tareas colaborativas y facilita el acceso a la información en cualquier dispositivo, desde cualquier lugar del mundo. En paralelo, se agrega una capa de seguridad a los datos que circulan a lo largo de la organización; se gana control de los procesos y se habilita la gobernanza, conociendo quién y cuándo creo, visualizó o modificó un contenido clave de negocio”.

Desde Siemens se enfocaron en la industria de máquinas y herramientas, donde la automatización “incrementa la eficiencia en servicio, reduce costos de garantía, permite ofrecer servicios adicionales (disponibilidad) y permite el desarrollo de nuevos modelos de negocio agregando valor al producto”. 

En el caso de plantas industriales, incrementa la disponibilidad, reduce el tiempo de producción de los activos, optimiza la gestión de activos e incrementa la eficiencia en el mantenimiento de la planta.

RequisitosPero automatizar tareas repetitivas en una organización no es soplar y hacer botellas, porque la empresa debe cumplir ciertas condiciones que van desde las tecnológicas hasta las culturales.

Vekselman recordó que existen “muchas soluciones que nosotros llamamos ‘cross’ que se pueden adaptar a la infraestructura que ya poseen los distintos clientes, lo cual es una gran ventaja ya que no tienen que erradicar desde cero soluciones con las cuales trabajan actualmente, sino simplemente adaptarlas”. 

En cuanto al management y la cultura empresaria, para el director de BMC “es imprescindible que internamente se fomente el conocimiento, la comprensión y la capacitación de estos nuevos procesos de automatización que se vayan implementando”.

Fantini trazó esta hoja de ruta: la automatización de tareas “es una decisión estratégica del management que luego debe permear en la estructura para ser efectiva”. 

Las áreas de tecnología deben trabajar en conjunto con las áreas usuarias para garantizar una implementación alineada a las necesidades puntuales del proceso que se optó por automatizar. 

“La incorporación de soluciones tecnológicas en las organizaciones debe contemplar la capacitación de las áreas involucradas, así como asegurar interfaces de usuario simples y amigables que faciliten su adopción”, advirtió el manager de Xerox.

OfertasLa oferta de software de automatización disponible en la Argentina es amplia. Por ejemplo, en Microsoft tienen los siguientes:

* Flow: Es una solución que permite automatizar procesos de negocios a través de una configuración muy simple. Admite crear flujos de trabajo automatizados entre las aplicaciones y servicios más utilizados por la empresa. Esta herramienta sirve para sincronizar archivos, obtener notificaciones y recopilar datos, entre otras. Por ejemplo, se pueden registrar los tuits de cualquier usuario en un archivo de Excel, agregar seguidores de Twitter que hablan sobre la empresa como potenciales clientes, etc. Viene incluida con Dynamics 365 y en las suscripciones de Office 365 Enterprise y Business Premium y Essentials.

* Macros: Son ideales para utilizar con tareas que se realizan en forma reiterada, básicamente se trata de una acción o un conjunto de acciones que se pueden ejecutar todas las veces que el usuario desee. “Son muy simples de crear y amigables para todos los usuarios y permiten ahorrar mucho tiempo al evitar repetir la misma acción una y otra vez”, dijo Gordon. Esta herramienta viene incluida en todas las aplicaciones de Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.) y se puede conseguir en todas las en las suscripciones de Office 365.

En IBM se enfocan en los Enterprise Content Managements (ECM), un conjunto de servicios que permiten la integración de múltiples bases de datos, generadas en distintos puntos, para su análisis y explotación. 

Una de las ofertas de BMC es la suite de automatización BladeLogic, que ofrece una solución multiplataforma para la administración de ambos activos físicos y virtuales, en el centro de datos tradicional y en la nube. 

En el caso de Xerox dispone de servicios de procesamiento de documentos transaccionales que agilizan los procesos de negocios de las organizaciones para impulsar el crecimiento, reducir los costos y proporcionar una ventaja competitiva sostenible a los clientes. 

Este proveedor automatiza las funciones administrativas al gerenciar los documentos entrantes, digitalizarlos, clasificarlos y dirigir su información a los servicios de almacenamiento y administración de documentos electrónicos para su posterior búsqueda y consulta. 

En ese camino, aporta inteligencia para la extracción inteligente e indexado de datos clave, aprobaciones, seguimientos y alarmas, reduciendo tiempos y trabajo manual. 

Siemens da soporte a procesos de optimización continua a través de Mindsphere, una plataforma en la nube que ofrece a las empresas industriales una infraestructura abierta con  servicios digitales innovadores.

Se trata de una herramienta que proporciona múltiples servicios diseñados ad hoc para las empresas manufactureras que quieren emprender el camino hacia las industrias 4.0. 

Gracias a MindSphere es posible interconectar todos los productos físicos, disponer de los datos que generan al instante y realizar tareas de planificación, mantenimiento y optimización de los procesos.